LAVORO, UFFICI SOVRAFFOLLATI CON OCCUPAZIONE DELLE POSTAZIONI AL 111%:
OLTRE 7 IMPRESE SU 10 RISPONDONO CON SISTEMI DI DATA GOVERNANCE
Gli uffici stanno tornando a popolarsi, ma il modo in cui vengono vissuti è profondamente
diverso rispetto al passato. Con il 62% delle aziende che oggi richiede ai lavoratori dei giorni
di presenza in sede, la maggiore affluenza rende sempre più complessa la gestione degli
spazi e delle dinamiche di utilizzo quotidiane. In questo scenario, i dati diventano uno
strumento centrale per interpretare e ottimizzare il funzionamento degli edifici; al
contempo, migliorare la qualità delle informazioni raccolte è diventata la seconda priorità
del corporate real estate. “Grazie ai dati generati anche da infrastrutture come gli ascensori
connessi è possibile analizzare in tempo reale come vengono utilizzati gli spazi e interpretare
ciò che accade negli edifici” spiega Marco De Flora, Service Director di KONE Italy & Ibérica.
Il sempre più diffuso “back to the office” sta ridisegnando in profondità la quotidianità del lavoro. Dopo
anni caratterizzati da modelli ibridi e lavoro da remoto, oggi le aziende si trovano ad affrontare una nuova
sfida: gestire spazi più frequentati e con dinamiche di utilizzo sempre meno prevedibili. Secondo il Global
Workplace & Occupancy Insight 2026, il tasso di occupazione globale degli edifici ha raggiunto il 53% nel
2025, il valore più alto dal periodo pre-pandemia, in netto aumento rispetto al 38% del 2024 e al 35% del
- Si tratta del livello di frequentazione più elevato registrato negli ultimi cinque anni. Dallo studio
emerge inoltre un crescente disallineamento tra presenza delle persone e reale disponibilità delle
postazioni, con il tasso di occupazione globale delle scrivanie che ha raggiunto il record storico del 111%.
A confermare questo cambiamento è anche il Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026,
secondo cui il 62% delle aziende richiede oggi giorni fissi di presenza in ufficio, rispetto al 49% del 2025,
mentre il 70% dei dipendenti lavora in sede da tre a cinque giorni alla settimana. Parallelamente, gli uffici
evolvono verso modelli sempre più condivisi, rendendo fondamentale disporre di dati accurati non solo
sugli accessi agli edifici, ma anche sull’utilizzo dei singoli spazi. Per questo, migliorare la qualità delle
informazioni raccolte è oggi la seconda priorità del corporate real estate a livello globale e il 73% delle
organizzazioni ha già adottato programmi di data governance, ponendo le basi per una gestione degli
uffici più efficiente e orientata ai dati. Una questione che riguarda anche l’Italia, dove, secondo i dati
dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, solo il 6% delle imprese opera in modalità full
remote.
L’integrazione della connettività, dall’Internet of Things (IoT) all’intelligenza artificiale, quindi, porta con sé
una profonda trasformazione del ruolo delle infrastrutture da semplici impianti a veri e propri strumenti
di lettura della vita in ufficio. “Ogni corsa in ascensore, ad esempio, fornisce dati reali sul modo in cui gli
edifici vengono vissuti ogni giorno” spiega Marco De Flora, Service Director di KONE Italy & Ibérica,
azienda leader nel settore della mobilità verticale. Un ruolo confermato dall’analisi condotta dalla stessa
multinazionale finlandese, attraverso il servizio KONE 24/7 Connected Services, che ha preso in esame oltre
un miliardo di corse registrate in 10 città europee negli ultimi cinque anni. Un’indagine che ha evidenziato
una crescita costante del numero di corse tra il 2022 e il 2025, confermando che il ritorno al lavoro in
presenza è ormai un fenomeno strutturale. Milano, in particolare, ha registrato una crescita costante mese
dopo mese nel corso del 2025 e un ulteriore incremento dell’8% tra il 2025 e il 2026. “In questa
prospettiva, e trasportando ogni giorno miliardi di passeggeri, gli ascensori rappresentano un osservatorio
privilegiato dei flussi di presenza e dell’evoluzione delle modalità di lavoro” conclude De Flora.
In questo scenario la mobilità verticale diventa uno strumento chiave per migliorare l’esperienza
quotidiana negli uffici. Entrando più nel dettaglio, il vero valore delle informazioni raccolte risiede nella
loro capacità di trasformarsi in insight operativi. Grazie agli ascensori connessi e ai sistemi di
manutenzione predittiva, infatti, questi dati possono essere analizzati in modo continuo per comprendere i
flussi di persone, anticipare criticità e supportare una gestione più intelligente degli spazi. Queste
informazioni consentono di individuare i momenti di maggiore affluenza, le aree soggette a congestione e
gli spazi realmente utilizzati, offrendo alle aziende strumenti concreti per ottimizzare l’organizzazione
degli ambienti, migliorare l’esperienza delle persone e aumentare efficienza e sostenibilità. Un approccio
che segna il passaggio da una gestione reattiva a una pianificazione degli edifici data-driven e predittiva,
con impatti concreti sulla qualità della vita negli spazi di lavoro.
Ecco, dunque, dagli esperti KONE, i 6 benefici dell’integrazione della connettività negli uffici.
- Comprendere i flussi di persone e migliorare la user experience. I dati raccolti dagli ascensori connessi
e dai sensori consentono di analizzare i comportamenti delle persone e di identificare i reali picchi di
occupazione e movimento all’interno degli edifici. Queste informazioni permettono di ottimizzare i
flussi, ridurre i tempi di attesa e adattare l’equipaggiamento e i servizi dell’edificio alle esigenze degli
utenti, rendendo gli spostamenti più fluidi, rapidi e confortevoli. - Ridurre le criticità negli spostamenti. Il monitoraggio dei movimenti consente di individuare le aree più
congestionate e intervenire per migliorare la circolazione all’interno dell’edificio, favorendo
un’esperienza più efficiente e sicura. - Ottimizzare la distribuzione degli spazi. I dati evidenziano quali ambienti sono realmente utilizzati,
consentendo di adattare gli spazi alle esigenze delle persone. - Supportare un lavoro ibrido più equilibrato. L’analisi delle presenze aiuta a pianificare meglio i giorni in
ufficio e a distribuire in modo più omogeneo i flussi, evitando sovraccarichi in specifiche aree o fasce
orarie. - Pianificare gli investimenti futuri. L’analisi storica dei dati consente di prevedere l’evoluzione
dell’utilizzo degli edifici e programmare eventuali interventi di ammodernamento, ampliamento o
ristrutturazione degli spazi con maggiore efficacia. - Aumentare sostenibilità ed efficienza. La conoscenza dei flussi permette di ottimizzare il
funzionamento degli impianti, riducendo consumi energetici e sprechi. La conoscenza dei flussi e
l’accesso a informazioni aggiornate e affidabili consentono di ottimizzare il funzionamento degli
impianti, ridurre consumi energetici e sprechi e prendere decisioni più consapevoli, capaci di anticipare
le esigenze future dell’organizzazione.